Întâlnirile virtuale sunt unul dintre instrumentele de bază ale transformării sau schimbărilor digitale în companii. Zoho Meeting și Zoho Cliq sunt instrumente eficiente pentru comunicarea virtuală.
Când efectuezi apeluri video, ține camera pornită și asigură-te că arătți bine.
Apelurile video sunt o alternativă convenabilă la întâlnirile față în față. Dar asta nu înseamnă că ar trebui să lași acea comoditate să te afecteze. Profită de opțiunile de streaming video atunci când îți permite conexiunea și nu opri camera, las-o să funcționeze, adaugă credibilitate întâlnirii. Nu subestima cum arăți în timpul acestor întâlniri virtuale, abordează-le ca întâlniri în persoană, fii îngrijit și arată profesionist. Acest lucru va ajuta să faci o impresie bună asupra participanților. De asemenea, dacă ești îngrijorat că fundalul tău este aglomerat sau iți distrage atenția, încearcă să activezi un fundal virtual pentru ca acesta să pară mai puțin distrăgător.
Păstrează-ți calendarul și întâlnirile la zi.
Este important să îți păstrezi calendarul și întâlnirile în el, întotdeauna clare și actualizate. În acest fel, membrii echipei tale se pot uita cu ușurință la agenda ta și pot găsi cel mai bun moment pentru a se întâlni cu tine și cu alți participanți. Acest lucru face posibilă programarea întâlnirilor rapid și fără conflicte.
Dacă nu vorbești, păstrează microfonul dezactivat sau oprit.
Imaginează-ți că ești întrerupt în timpul unei prezentări importante de un claxon de mașină sau de un câine care latră de la microfonul altcuiva. Nu ți se pare frustrant sau neliniştitor? Pentru a evita deranjarea altora în acest fel, asigură-te că ții microfonul oprit când altcineva se prezintă sau vorbește. Poți activa sunetul când este timpul să te alături discuției.
Nu-i întrerupe pe alții când vorbesc.
Dezactivează diversele sunete de notificare în timpul întâlnirilor.
Notificările de fundal de la alte aplicații pot distrage atenția nu numai pentru tine, ci și pentru toți cei care ascultă în timpul unui apel sau unei întâlniri importante. Asigură-te că dezactivezi toate notificările și sunetele acestora în timpul întâlnirii. Acest lucru este valabil și pentru diferitele ferestre pop-up care apar în mesajele sau e-mailurile din rețelele sociale.
Prezintă-te la timp pentru întâlnirile programate, respectă intervalul de timp.
Limitează numărul de întâlniri și utilizează și alte instrumente.
Întâlnirile virtuale sunt grozave pentru o colaborare eficientă, dar pot, de asemenea, să ocupe destul de mult timp în programul fiecăruia atunci când nu sunt utilizate în mod judicios. Ia în considerare dacă are sens să inițiezi o întâlnire în acest scop sau să folosești alte instrumente online, cum ar fi grupuri de discuții online sau canale, documente partajate cu note, stocare în cloud pentru partajarea documentelor și fișierelor, sarcini delegate sau de grup.
Nu programa întâlniri în afara orelor de lucru.
Sună evident, dar de multe ori această regulă nu este respectată, mai ales în ședințele interne. Cu toate acestea, ar trebui să respectăm aceleași reguli ca și în întâlnirile față în față, unde de multe ori acest lucru nici măcar nu ni se întâmplă. Acest lucru se datorează noutății relative și principiilor formative pentru acest tip de întâlnire. Respectați granițele dintre muncă și viața privată atât a ta, cât și a celorlalți. Dacă planifici o întâlnire de afaceri, încearcă să te asiguri mai întâi că timpul se încadrează în programul de lucru al fiecăruia.
Înregistrează sau înregistrează întotdeauna procesele verbale ale întâlnirilor.
Una dintre cele mai bune practici de urmat atunci când ținem întâlniri este să înregistrezi sau să notezi minutele întâlnirilor, astfel încât să te poți referi la momentele importante mai târziu. Aceste înregistrări pot fi folosite în baza de cunoștințe internă a companiei sau pentru a le partaja celor care nu au putut participa.
Adăugă un co-organizator care să te ajute.
Din păcate, problemele de calitate a internetului și a conexiunii sunt frecvente în întâlnirile online. Mai ales dacă participi în afara unei conexiuni fixe. Profită de opțiunea de a adăuga co-organizatori de întâlnire care pot prelua conducerea întâlnirii pentru tine sau, în cazul în care pleci mai devreme sau renunți la conexiune, asigură-te că aceasta continuă.
